BTW-nummer aanvragen in 2025: procedure, kosten en tips voor starters

Btw-nummer aanvragen: waarom, wanneer en hoe? Alles wat je moet weten in 2026

Wil je een zelfstandige activiteit starten of een vennootschap oprichten? Dan moet je in de meeste gevallen een btw-nummer aanvragen. Deze stap is essentieel om wettelijk te mogen factureren, btw te kunnen aftrekken en je zaak officieel te registreren als btw-plichtige onderneming.

In dit artikel lees je:

• Wat een btw-nummer precies is
• Wanneer en hoe je het aanvraagt
• Wat het verschil is tussen een eenmanszaak en een vennootschap
• Wat de procedure en kosten zijn
• Wanneer je in aanmerking komt voor btw-vrijstelling
• Wat de verplichte e-facturatie via Peppol vanaf 2026 voor jou betekent

Wat is een btw-nummer en waarom heb je het nodig?

Een btw-nummer is een uniek identificatienummer dat door de btw-administratie wordt toegekend aan ondernemingen die btw-plichtige activiteiten uitvoeren.

Met dit nummer kan je:

• Facturen uitschrijven met btw
• Btw aftrekken van je aankopen
• Je btw-aangiftes indienen
• Officieel optreden als btw-plichtige in België

Het btw-nummer is gebaseerd op je ondernemingsnummer, maar begint steeds met de prefix BE. Bijvoorbeeld: BE0123.456.789.

Wat bedoelen mensen met "een btw-nummer aanvragen"?

In de volksmond bedoelt men met "een btw-nummer aanvragen" vaak gewoon: een zelfstandige activiteit opstarten. Dat kan op twee manieren.

1. Als eenmanszaak

Je schrijft je in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en krijgt een ondernemingsnummer. Dat nummer kan vervolgens geactiveerd worden als btw-nummer.

• Je winst (inkomsten min kosten) wordt belast via de personenbelasting. Dat gebeurt progressief: hoe hoger je belastbaar inkomen, hoe hoger het tarief op de bovenste schijf, tot 50% (verhoogd met gemeentebelasting), naast je sociale bijdragen als zelfstandige.
• Je staat persoonlijk in voor alle schulden.

Een eenmanszaak is eenvoudig op te richten, goedkoop en fiscaal vaak interessant bij een beperkte winst.

2. Als vennootschap (bv, nv, …)

Bij oprichting krijg je automatisch een ondernemingsnummer. Je moet dit zelf nog laten activeren als btw-nummer.

• De winst wordt belast via de vennootschapsbelasting. Het standaardtarief is 25%. Een kleine vennootschap kan op de eerste €100.000 winst genieten van het verlaagd tarief van 20%, maar enkel als de vennootschap aan de bestuurder een minimum bedrijfsleidersbezoldiging van €50.000 per jaar toekent (of, bij lagere winst, minstens een bezoldiging gelijk aan de belastbare winst). Wordt die drempel niet gehaald, dan geldt 25% op de volledige winst. Voor starters geldt de bezoldigingsvoorwaarde niet tijdens de eerste vier boekjaren.
• De aansprakelijkheid is in principe beperkt tot het vennootschapsvermogen.

Een vennootschap biedt meer bescherming en wordt fiscaal doorgaans interessanter naarmate de winst structureel hoger ligt. Het exacte kantelpunt hangt af van je bezoldiging, je privé-uitgaven en hoe je winst uitkeert (bijvoorbeeld via VVPR-bis of een liquidatiereserve). Voor een berekening op maat is een adviesgesprek aangewezen.

Wanneer moet je je btw-nummer activeren?

Zodra je btw-plichtige activiteiten uitoefent, moet je je btw-nummer activeren. Dit gebeurt niet automatisch bij oprichting.

Je geeft aan:

• Welke activiteiten je zal uitvoeren
• Of er vrijgestelde of gemengde activiteiten zijn
• Vanaf welke datum je effectief start

Zowel voor eenmanszaken als vennootschappen geldt exact dezelfde btw-wetgeving.

Let op: het btw-nummer moet actief zijn vóór je je eerste factuur uitschrijft.

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

Een btw-nummer aanvragen of activeren doe je via formulier 604A, dat je digitaal of via je boekhouder indient bij de btw-administratie.

De aanvraag bevat:

• Je ondernemingsgegevens
• De aard van je activiteiten
• De vermoedelijke startdatum
• Je contact- en bankgegevens

Na goedkeuring wordt je btw-nummer geactiveerd in de KBO en mag je officieel factureren met btw.

Verplichte e-facturatie via Peppol vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie tussen btw-plichtigen (B2B) verplicht in België. Concreet betekent dit dat je facturen tussen ondernemingen niet langer als een gewone pdf of papieren factuur mag versturen, maar in een gestructureerd formaat via het Peppol-netwerk.

Wat je hierover moet weten:

• De verplichting geldt voor facturen tussen in België gevestigde btw-plichtigen.
• Je hebt facturatiesoftware nodig die Peppol ondersteunt, of je verstuurt en ontvangt je facturen via je boekhouder.
• Facturen aan particulieren (B2C) vallen voorlopig buiten deze verplichting.

Wie een zaak opstart, houdt hier best meteen rekening mee bij de keuze van zijn boekhoud- en facturatietools. Wij bekijken dit samen met je in de begeleiding.

Wat kost het om een btw-nummer aan te vragen?

De kosten hangen af van hoe je het aanvraagt.

Eenmanszaak

Reken op ongeveer €250 excl. btw voor de inschrijving van je eenmanszaak en de activatie van het btw-nummer.

Vennootschap

Bij een oprichting via ondernemingoprichten.be is de activatie van je btw-nummer inbegrepen. De totaalprijs verschilt per rechtsvorm en per gekozen notarisroute; de actuele prijzen en wat er precies in zit, vind je op onze prijzenpagina.

• Bekijk de BV-oprichting
• Bekijk de CommV-oprichting
• Bekijk de VOF-oprichting

Hoe zit het met btw-aangiften?

Na activatie van je btw-nummer ben je in principe verplicht om periodieke btw-aangiften in te dienen (art. 53 WBTW):

• Kwartaal: voor de meeste starters en kleine ondernemingen
• Maandelijks: onder meer als je jaaromzet hoger ligt dan €2.500.000, of bij regelmatige aanvraag van teruggaaf

Je geeft telkens aan:

• De btw op je verkopen (te betalen)
• De btw op je aankopen (terug te vorderen)

Het verschil vormt je btw-saldo dat je moet betalen of terugkrijgt.

Wat als je situatie verandert?

Er zijn aparte formulieren voor latere aanpassingen:

• Formulier 604B: bij wijzigingen (bijvoorbeeld een nieuwe activiteit, adreswijziging of wijziging van rechtsvorm)
• Formulier 604C: bij stopzetting van je btw-plichtige activiteit

Let op: bij stopzetting kan je eerder afgetrokken btw op investeringen deels moeten terugbetalen. Denk aan de herzieningstermijn op roerende of onroerende goederen.

Kan ik vrijstelling van btw aanvragen?

Ja, in twee gevallen.

1. Vrijstelling op basis van je activiteit

Sommige activiteiten zijn van rechtswege vrijgesteld van btw (art. 44 WBTW), zoals:

• Financiële en verzekeringsdiensten
• Bepaalde medische beroepen
• Verhuur van onroerend goed aan particulieren (met uitzonderingen)

2. Vrijstelling als kleine onderneming

Als je jaarlijkse omzet niet hoger is dan €25.000, kan je kiezen voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (art. 56bis WBTW). Het gaat om een keuzeregeling: je moet ze aanvragen, ze geldt op de omzet van het volledige kalenderjaar (pro rata het eerste jaar) en ze wordt niet automatisch toegepast.

Voordelen:

• Je hoeft geen btw aan te rekenen
• Je hoeft geen periodieke btw-aangiftes in te dienen

Nadelen:

• Je mag ook geen btw aftrekken van je kosten en investeringen
• Niet alle activiteiten komen in aanmerking

Voor wie veel investeert of hoofdzakelijk aan btw-plichtige klanten factureert, is de vrijstelling niet altijd voordelig. Laat je situatie best doorrekenen voor je kiest.

Conclusie: btw-nummer aanvragen? Doe het correct en op tijd

Een btw-nummer aanvragen of activeren is een verplichte stap bij de opstart van je zelfstandige activiteit of vennootschap. De procedure is op zich eenvoudig, maar de fiscale gevolgen kunnen groot zijn als je het fout aanpakt of te lang uitstelt.

Zorg dus voor:

• Een correcte activatie vóór je van start gaat
• Facturatie via Peppol conform de e-facturatieverplichting sinds 2026
• Heldere btw-aangiften per kwartaal of maand
• Goede begeleiding bij wijzigingen of stopzetting
• Inzicht in de voor- en nadelen van de btw-vrijstelling

Hulp nodig bij je btw-nummer?

Bij ondernemingoprichten.be begeleiden we je bij het oprichten van je zaak én het activeren van je btw-nummer, met correcte fiscale opvolging.

Start met een gekwalificeerde intake zodat we je dossier meteen goed inschatten. Twijfel je nog over eenmanszaak of vennootschap, of over je btw-regime? Dan kan je terecht in een betaald adviesgesprek (€100 excl. btw per uur) waarin we je situatie concreet doorrekenen.