Forfaitaire onkostenvergoedingen 2025: wat is toegestaan en belastingvrij?

‍

In dit artikel vind je een volledige update van de forfaitaire vergoedingen die werkgevers in 2025belastingvrij kunnen geven aan hun werknemers. We behandelen thuiswerkvergoedingen, dienstreisvergoedingen en RSZ-vs-fiscale spelregels. Ook gaan we kort in op vrijwilligersvergoedingen en de rapportageverplichtingen die erbij horen.

Thuiswerkvergoeding: wat mag je toekennen?

Vanaf maart 2025 bedraagt de maximale forfaitaire thuiswerkvergoeding €157,83 per maand. Bovenop dat bedrag kunnen werkgevers tot €40 extra per maand vergoeden voor gebruik van internet (€20) en randapparatuur (€20). Deze vergoedingen dekken typische kosten zoals energieverbruik, gebruik van meubilair of IT, en zijn belastingvrij zolang aan de voorwaarden wordt voldaan.

Kostenvergoeding bij binnenlandse dienstreizen

In 2025 mag eenwerkgever voor een dienstreis binnen België maximaal €21,22 per dag vergoeden, tot een maandplafond van €339,52. Voor overnachtingen geldt een afzonderlijke vergoeding tot €159,17 per nacht. Dit geldt alleen voor medewerkers die minstens 6 uur op dienstreis zijn én geen andere maaltijdvergoeding ontvangen.

RSZ versus fiscale regels: waar zit het verschil?

Voor RSZ-doeleinden gelden soms andere bedragen en voorwaarden dan voor fiscale vrijstellingen. Zo zijn RSZ-forfaits vaak lager en enkel van toepassing bij mobiele werknemers.Werkgevers moeten ook vermijden dat ze verschillende vergoedingssystemen combineren (bv. forfait én terugbetaling met bewijsstukken).

Wat met vergoedingen voorvrijwilligers?

Voor vrijwilligers ligt de grens in 2025 op €42,31 per dag en €1.692,51 per jaar. Deze bedragen zijn vrijgesteld van belasting én sociale bijdragen, op voorwaarde dat er geen loon of verborgen vergoeding tegenover staat.

Fiche 281.20: verplichte rapportering

Werkgevers zijn verplicht om forfaitaire vergoedingen correct op te nemen in de fiscale fiche281.20. Dit geldt ook als de vergoeding belastingvrij is, op voorwaarde dat ze niet onder de RSZ-vrijstelling valt. Een transparante rapportering vermijdt latere betwistingen tijdens een fiscale controle.

Wat met bedrijfsleiders?

Ook voor bedrijfsleiders gelden regels rond forfaitaire vergoedingen. De fiscus aanvaardt bepaalde dagvergoedingen als onkostenvergoeding, maar eist dat ze in verhouding staan tot de activiteit en vooraf correct worden vastgelegd.

Veelgestelde vragen

• Mag je thuiswerkvergoeding combineren met kilometervergoeding?
->  Nee, dat is niet toegestaan.

• Hoe gebeurt indexering?
-> Via automatische aanpassing aan de spilindex, jaarlijks in maart.

• Moet ik alles registreren?
-> Ja, in de fiche 281.20 tenzij het puur onder RSZ valt.

Besluit

In 2025 bieden forfaitaire onkostenvergoedingen jou als ondernemer de kans om medewerkers fiscaal voordelig te vergoeden. Maar: correcte toepassing is essentieel. Zorg dat je de voorwaarden respecteert, cumulatie vermijdt en alles goed registreert.

Heb je hier vragen over of wil je begeleiding op maat? Via www.ondernemingoprichten.be/contact kom je eenvoudig in contact met één van onze adviseurs voor een vrijblijvend gesprek.

Wist je dat...

Ondernemingoprichten.be is een initiatief van Meesters, een ervaren accountantskantoor dat ondernemers al jarenlang ondersteunt bij elke stap van hun traject. Van opstart tot groei, Meesters combineert kennis, betrokkenheid en slimme tools om jouw onderneming stevig op de rails te zetten. Neem gerust contact op via www.meesters.be/contact.