Forfaitaire onkostenvergoedingen 2025: wat is toegestaan en belastingvrij?

‍

In dit artikel vind je een geactualiseerd overzicht van de forfaitaire vergoedingen die je in 2026 belastingvrij kunt toekennen. We behandelen de thuiswerkvergoeding, de vergoeding bij binnenlandse dienstreizen en het onderscheid tussen de RSZ- en de fiscale spelregels. Ook gaan we kort in op vrijwilligersvergoedingen en de rapportageverplichtingen die erbij horen. De meeste bedragen zijn gekoppeld aan de spilindex en worden periodiek aangepast; de cijfers hieronder gelden vanaf de indexering van 1 maart 2026, tenzij anders vermeld.

Thuiswerkvergoeding: wat mag je toekennen?

Vanaf 1 maart 2026 bedraagt de maximale forfaitaire thuiswerkvergoeding (kantoorvergoeding) €160,99 per maand, geïndexeerd van €157,83. Dit forfait dekt typische kantoorkosten thuis, zoals energie, verwarming, klein bureaumateriaal en het gebruik van een werkruimte. Het is vrij van belasting en RSZ-bijdragen zolang je aan de voorwaarden voldoet, waaronder structureel thuiswerk van gemiddeld minstens één werkdag per week.

Bovenop dit maandforfait mag je onder voorwaarden nog twee afzonderlijke vaste vergoedingen toekennen: maximaal €20 per maand voor het beroepsmatig gebruik van de eigen internetverbinding en maximaal €20 per maand voor het gebruik van eigen informaticamateriaal (bijvoorbeeld een tweede scherm of een printer/scanner). Deze twee forfaits van €20 zijn niet geïndexeerd en blijven ongewijzigd. Het kader hiervoor is de circulaire 2021/C/20 van de FOD Financiën, die de RSZ volledig volgt.

Kostenvergoeding bij binnenlandse dienstreizen

Voor een dienstreis binnen België kun je vanaf 1 maart 2026 een forfaitaire dagvergoeding van maximaal €21,64 per dag toekennen, geïndexeerd van €21,22. Het maandplafond is beperkt tot zestien keer die dagvergoeding, dus maximaal €346,24 per maand. Voor overnachtingen geldt een afzonderlijke forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten tot €162,35 per nacht. De dagvergoeding geldt voor medewerkers die minstens zes uur op dienstreis zijn én voor wie geen andere maaltijdvergoeding voor diezelfde verplaatsing wordt betaald.

RSZ versus fiscale regels: waar zit het verschil?

Voor de RSZ gelden soms andere bedragen en voorwaarden dan voor de fiscale vrijstelling. Zo hanteert de RSZ voor niet-sedentaire (mobiele) werknemers eigen forfaits, die doorgaans lager liggen dan de fiscale maxima. Belangrijk is dat je verschillende vergoedingssystemen voor dezelfde kost niet zomaar combineert, bijvoorbeeld een forfait én een terugbetaling op basis van bewijsstukken voor dezelfde uitgave. Kies per kostensoort één consistent systeem en documenteer het beleid.

Wat met vergoedingen voor vrijwilligers?

Voor vrijwilligers ligt de grens van de forfaitaire kostenvergoeding in 2026 op €44,02 per dag en €1.760,83 per jaar, geïndexeerd van respectievelijk €42,31 en €1.692,51. Voor bepaalde categorieën (onder meer sporttrainers, scheidsrechters en jurylid) geldt een verhoogd jaarmaximum van €3.233,91. Deze bedragen zijn vrijgesteld van belasting én sociale bijdragen, op voorwaarde dat er geen loon of verdoken vergoeding tegenover staat en dat de forfaitaire en de reële kostenvergoeding niet worden gecombineerd binnen hetzelfde jaar.

Fiche 281.20: verplichte rapportering

Als werkgever ben je verplicht om onkostenvergoedingen correct op te nemen op de fiscale fiche 281.20. Dat geldt ook wanneer de vergoeding fiscaal is vrijgesteld: je vermeldt het bedrag en de aard (bijvoorbeeld "eigen kosten van de werkgever, forfaitair vastgesteld volgens ernstige normen"). Een transparante rapportering vermijdt latere betwistingen bij een fiscale controle en onderbouwt het forfaitaire karakter van de vergoeding.

Wat met bedrijfsleiders?

Ook voor bedrijfsleiders gelden regels rond forfaitaire vergoedingen. De fiscus aanvaardt bepaalde onkostenvergoedingen, maar eist dat ze in verhouding staan tot de werkelijke activiteit, vooraf en volgens ernstige normen worden vastgelegd en niet dubbel worden vergoed. Voor een bedrijfsleider die zijn eigen vennootschap opricht, is het aan te raden om het onkostenbeleid van bij de start correct te structureren. Een verkeerd opgezet forfait kan bij controle worden geherkwalificeerd als bezoldiging, met bijkomende belasting en sociale bijdragen tot gevolg.

Veelgestelde vragen

Mag je een thuiswerkvergoeding combineren met een kilometervergoeding?
Ja, dat mag, maar niet voor dezelfde kost op dezelfde dag. Een forfaitaire thuiswerkvergoeding en een kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen (bijvoorbeeld klantbezoeken) zijn verschillende kostensoorten en kunnen naast elkaar bestaan. De echte beperking zit elders: op een dag waarvoor je een vergoeding voor woon-werkverkeer betaalt, kun je voor diezelfde dag geen thuiswerkvergoeding toekennen.

Hoe gebeurt de indexering?
De meeste forfaits zijn gekoppeld aan de spilindex en worden periodiek aangepast, doorgaans op 1 maart. De vrijwilligersmaxima worden jaarlijks per kalenderjaar geïndexeerd.

Moet ik alles registreren?
Ja. Onkostenvergoedingen horen op de fiche 281.20, ook als ze fiscaal zijn vrijgesteld. Houd daarnaast een onderbouwing van je forfaitaire beleid bij.

Besluit

In 2026 bieden forfaitaire onkostenvergoedingen jou als ondernemer de kans om medewerkers en bedrijfsleiders fiscaal correct te vergoeden. De sleutel is een juiste toepassing: respecteer de geïndexeerde maxima, vermijd het ongeoorloofd cumuleren van vergoedingen voor dezelfde kost, en registreer alles correct op de fiche 281.20. Omdat de bedragen periodiek wijzigen met de spilindex, loont het om je beleid jaarlijks te laten nakijken.

Heb je hier vragen over of wil je begeleiding op maat bij de opstart en de fiscale structuur van je vennootschap? Plan via www.ondernemingoprichten.be/contact een gekwalificeerde intake in, of boek een betaald adviesgesprek (€100 excl. btw per uur) met een van onze adviseurs.

Wist je dat...

Ondernemingoprichten.be is een initiatief van Meesters, een ervaren accountantskantoor dat ondernemers al jarenlang ondersteunt bij elke stap van hun traject. Van opstart tot groei, Meesters combineert kennis, betrokkenheid en slimme tools om jouw onderneming stevig op de rails te zetten. Neem gerust contact op via www.meesters.be/contact.