PEPPOL vanaf 2026 verplicht: wat betekent dit voor jouw facturatie?

Peppol verplicht vanaf 2026: elektronische facturatie voor ondernemers

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-transacties tussen in België gevestigde btw-plichtigen. Wat vroeger vooral gold voor overheidsopdrachten, is nu de standaard geworden voor facturatie tussen ondernemingen. In dit artikel lees je wat dat concreet betekent voor jouw onderneming en hoe je via Meesters Accountants op een gecontroleerde manier overschakelt naar conforme facturatie.

Wat is Peppol en waarom is het belangrijk?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde elektronische documenten. Het systeem werd oorspronkelijk ontwikkeld om overheidsopdrachten efficiënter te laten verlopen, maar wordt nu breed ingezet voor B2B-facturatie. Een Peppol-factuur is geen pdf of gescand document, maar een gestructureerd databestand (UBL-formaat) dat rechtstreeks in het boekhoudsysteem van je klant terechtkomt. Dat beperkt manuele invoer en overtypfouten, en versnelt de verwerking aan beide kanten.

De verplichting kadert in de Belgische wetgeving die gestructureerde e-facturatie tussen btw-plichtigen oplegt vanaf 1 januari 2026. Facturen aan particulieren (B2C) vallen buiten deze verplichting. Voor grensoverschrijdende facturatie en de latere Europese ViDA-regels (VAT in the Digital Age) gelden aparte tijdslijnen; laat je hierover apart adviseren als je internationaal factureert.

Fiscale ondersteuning bij de overstap

De overheid heeft de overstap naar e-facturatie fiscaal willen aanmoedigen. Twee maatregelen zijn hierbij relevant, elk met eigen voorwaarden en een eigen geldigheidsperiode:

• Verhoogde kostenaftrek voor e-facturatiesoftware. Er bestond een tijdelijke, verhoogde aftrek voor kosten en abonnementen van e-facturatiesoftware bij kleine vennootschappen en eenmanszaken. Dit is een aflopend overgangsregime dat werd ingevoerd om de Peppol-transitie te stimuleren en in de tijd beperkt is. Of je hier voor jouw boekjaar nog van geniet, hangt af van je vennootschapstype en het jaar waarin de kosten worden gemaakt. Laat dit voor jouw concrete situatie nakijken; presenteer het niet als een blijvend voordeel.
• Investeringsaftrek voor digitale investeringen. Onder de hervormde investeringsaftrek (van toepassing vanaf 2025) geldt een basisaftrek van 10%, met een verhoogde aftrek tot 40% voor digitale en groene investeringen die aan de voorwaarden voldoen (art. 68 e.v. WIB 92). Of een e-facturatie-oplossing onder de verhoogde 40%-categorie valt en hoe de aftrek zich verhoudt tot een abonnementsformule versus een aankoop, beoordeel je per dossier.

Deze percentages en voorwaarden wijzigen regelmatig. Voor een correcte inschatting van wat op jouw boekjaar van toepassing is, verwijzen we naar een toelichting over de fiscale aftrekbaarheid van e-facturatie-oplossingen of naar een adviesgesprek.

Welke software heb je nodig?

Om Peppol-conform te factureren heb je software nodig die facturen in het juiste gestructureerde formaat aanmaakt en verstuurt via een erkend Access Point. Het aanbod loopt van eenvoudige facturatie-apps tot uitgebreide pakketten voor grotere ondernemingen. Beheer je bijvoorbeeld een webshop, dan is integratie met Exact Handel een logische keuze.

Daarnaast werken wij met ClearFacts en de facturatiemodule Kyte, beide integratie- en Peppol-klaar. Lees hoe onze digitale samenwerking verloopt in Maak kennis met onze digitale manier van samenwerken.

Peppol-integratie met ClearFacts en Kyte

• ClearFacts helpt je om je aankoop- en verkoopdocumenten digitaal aan te leveren en te verwerken.
• Kyte genereert facturen, verstuurt ze via Peppol en zorgt voor de Peppol-conforme verwerking.

Zo werk je met één samenhangende workflow, zonder aparte tools of dubbele invoer.

Hoe starten?

1. Ga na met welk boekhoudpakket je vandaag werkt en of het al Peppol-conform verstuurt via een erkend Access Point.
2. Vraag begeleiding bij de toolkeuze, de implementatie en de opvolging. Plan hiervoor een intake of adviesgesprek via meesters.be/contact.
3. Verdiep je in de keuze van boekhoudsoftware in Kies de juiste boekhoudsoftware voor je bedrijf.

Conclusie

Peppol is de standaard geworden voor gestructureerde elektronische facturatie en is sinds 1 januari 2026 verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Wie vandaag nog uitsluitend werkt met manuele of niet-gekoppelde facturatie, zal moeten omschakelen.

Bij Meesters Accountants en via ondernemingoprichten.be begeleiden we ondernemers bij die overstap met tools zoals ClearFacts voor het aanleveren en verwerken van documenten en Kyte als ingebouwde facturatiemodule. Beide zijn Peppol-klaar, zodat je workflow van bij de opstart correct is opgezet en je je administratie in één omgeving houdt. Een goed opgezette digitale werking helpt je te voldoen aan de verplichting en beperkt latere ombouw.

Wij zorgen voor een gecontroleerde opstart en heldere begeleiding op maat van je onderneming.

Niet gevonden wat je zocht? Bekijk alle diensten van Meesters Accountants, of bekijk op de Prijzen-pagina wat het kost om een vennootschap op te richten.