UBO-register 2025 uitgelegd: zo blijf je in regel met je vennootschap

‍

Wat leer je in dit artikel?

Je krijgt helder inzicht in het UBO-register: voor wie het geldt, welke verplichtingen eraan verbonden zijn, welke boetes je riskeert bij niet-naleving en welke gegevensbeschermingsregels van toepassing zijn. Daarnaast lichten we de recente evoluties toe en verwijzen we naar onze diensten voor registratie en controle.

Wat is het UBO-register en wie moet registreren?

Het UBO-register is een databank waarin vennootschappen, vzw's en andere juridische entiteiten hun Ultimate Beneficial Owners (uiteindelijke begunstigden) verplicht moeten registreren. Die verplichting vloeit voort uit de Antiwitwaswet van 18 september 2017 (art. 74 e.v.) en het uitvoerings-KB van 30 juli 2018. Je registreert binnen de maand na oprichting, houdt de gegevens actueel bij elke wijziging en bevestigt ze jaarlijks.

Als uiteindelijke begunstigde geldt in beginsel iedere natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of het kapitaal bezit, of die op een andere wijze zeggenschap uitoefent. Wanneer op basis van die criteria geen begunstigde kan worden aangewezen, worden de personen uit het hoger leidinggevend personeel opgegeven. Eenmanszaken (natuurlijke personen) vallen niet onder de registratieplicht.

Recente evoluties in het UBO-register

De administratie zet in op vereenvoudiging door gegevens waar mogelijk automatisch uit bestaande registers over te nemen, zodat je minder manueel hoeft in te vullen. Tegelijk wordt strenger opgetreden tegen entiteiten met structurele onregelmatigheden: vennootschappen die niet meer actief zijn en hun verplichtingen niet nakomen, kunnen ambtshalve worden doorgehaald in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Controleer de exacte, actuele modaliteiten steeds op de officiële kanalen (FOD Financiën), aangezien de regelgeving evolueert.

Hoe werkt registratie via MyMinFin?

1. Log in via itsme of je eID
2. Zoek je vennootschap op via het ondernemingsnummer
3. Vul de UBO-gegevens in (naam, geboortedatum, aard en omvang van het belang, rol)
4. Voeg de ondersteunende documenten toe die de hoedanigheid van UBO staven (zoals het aandeelhoudersregister)
5. Werk de gegevens binnen de maand bij na elke wijziging en bevestig ze jaarlijks

Toegang en privacy: wie mag dit inkijken?

De toegang tot het UBO-register is beperkt tot bevoegde autoriteiten, meldingsplichtige entiteiten (zoals banken, notarissen en accountants in het kader van hun waakzaamheidsplicht) en personen of organisaties die een legitiem belang aantonen. De ruime, algemene publieke toegang die eerder bestond, werd ingeperkt na het arrest van het Hof van Justitie van de EU van 22 november 2022 (WM en Sovim, gevoegde zaken C-37/20 en C-601/20), dat de onbeperkte publieke toegang strijdig achtte met het recht op eerbiediging van het privéleven en de bescherming van persoonsgegevens.

Boetes en risico's bij niet-naleving

Bij niet-inschrijving, verouderde gegevens of het ontbreken van de jaarlijkse bevestiging riskeer je onder meer:
- een administratieve geldboete ten laste van de vennootschap (in de Antiwitwaswet voorzien tot maximaal enkele tienduizenden euro's);
- persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurders, met strafrechtelijke geldboetes zoals bepaald in de Antiwitwaswet;
- mogelijke ambtshalve doorhaling in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

De exacte bedragen en de wettelijke vermenigvuldigingsfactoren (opdeciemen) worden periodiek aangepast. Vraag bij twijfel over jouw concrete situatie een gekwalificeerde controle aan; wij lichten de actuele bedragen toe in een adviesgesprek.

Waarom dit belangrijk is voor jouw vennootschap

- Juridische zekerheid: je voorkomt boetes, bestuurdersaansprakelijkheid en doorhaling in de KBO.
- Financiële toegang: banken en andere financiële instellingen verwachten correcte en actuele UBO-informatie voordat ze een relatie aangaan.
- Transparantie: een correcte registratie past binnen het Belgische en Europese antiwitwasbeleid.
- Administratieve vereenvoudiging: door de toenemende koppeling met andere registers wordt de last op termijn kleiner.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Binnen welke termijn moet ik een wijziging doorgeven?
Binnen de maand na elke wijziging in de UBO-gegevens of de onderliggende zeggenschapsstructuur.
‍
Moet ik documenten toevoegen?
Ja. Je voegt de stukken toe die de hoedanigheid van UBO aantonen. Wanneer de relevante gegevens al werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, kan een verwijzing naar die publicatie volstaan.
‍

Is het UBO-register voor iedereen toegankelijk?
Nee. De toegang is beperkt tot bevoegde autoriteiten, meldingsplichtige entiteiten en personen die een legitiem belang aantonen.

Besluit

Het UBO-register wordt strenger gehandhaafd, maar administratief geleidelijk eenvoudiger. Registreer tijdig, houd de gegevens actueel en bevestig ze jaarlijks om juridische en financiële risico's te vermijden. Onze specialisten begeleiden je bij de registratie of voeren een controle van je bestaande dossier uit. Bekijk onze diensten op de Prijzen-pagina of vraag een gekwalificeerde intake aan via www.ondernemingoprichten.be/contact. Voor een grondige doorlichting van een bestaande vennootschap kan je terecht in een betaald adviesgesprek (€100 excl. btw per uur). Meer over Meesters Accountants vind je op www.meesters.be/contact.

‍