Vervaldatum op je factuur: verplichtingen, termijnen en gevolgen

Vervaldatum op je factuur: verplichtingen, termijnen en gevolgen in 2026

Ondernemen betekent dat je factureert, betalingen opvolgt en je cashflow bewaakt. Een vaak onderschat element daarbij: de vervaldatum of betalingstermijn van een factuur. In dit artikel leggen we uit wat je als startende ondernemer met een vennootschap moet weten over de vervaldatum op je factuur, welke wettelijke regels in België gelden in 2026, en welke gevolgen laattijdige betaling met zich meebrengt.

Wat is de vervaldatum op je factuur?

De vervaldatum is de laatste dag waarop je klant of opdrachtgever ten laatste moet betalen volgens de afgesproken betalingstermijn. Het is een concrete datum, doorgaans expliciet vermeld op de factuur. De betalingstermijn zelf is de periode tussen de factuur- of leveringsdatum en de vervaldatum.

Welke wettelijke regels gelden in België?

Voor transacties tussen ondernemingen (B2B) geldt in België dat bij gebreke van een contractuele afspraak een wettelijke betalingstermijn van 30 kalenderdagen van toepassing is.

Sinds de Wet van 14 augustus 2021 (in werking sinds 1 februari 2022, tot wijziging van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties) geldt bovendien een dwingend maximum van 60 kalenderdagen voor B2B-betalingstermijnen. Een contractueel beding dat een langere termijn oplegt, wordt voor niet geschreven gehouden: in dat geval valt de betalingstermijn terug op de wettelijke 30 kalenderdagen. Een eventuele verificatie- of aanvaardingstermijn moet binnen die 60 dagen vallen en telt dus mee.

Bij overheidsopdrachten gelden strengere regels: zowel de verificatie- als de betalingstermijn mogen samen in principe maximaal 30 dagen bedragen, met uitzonderingen tot 60 dagen mits objectieve rechtvaardiging.

Let op: het is niet verplicht dat de exacte vervaldatum op elke factuur staat, zolang de betalingstermijn duidelijk en ondubbelzinnig is vermeld. In de praktijk voorkom je discussies door beide te vermelden.

Nieuw in 2026: verplichte gestructureerde e-facturatie via Peppol

Vanaf 1 januari 2026 zijn alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen verplicht om voor hun B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Een pdf-factuur als bijlage bij een e-mail volstaat dan niet langer als geldige elektronische factuur tussen ondernemingen.

Concreet betekent dit dat je facturatiesoftware Peppol-compatibel moet zijn. De verplichting geldt niet voor facturen aan particulieren (B2C). De FOD Financiën voorziet een tolerantieperiode tijdens de eerste maanden van 2026 voor ondernemingen die kunnen aantonen dat ze zich tijdig en redelijk hebben voorbereid. Wie een vennootschap opricht, kiest dus best meteen voor een facturatie- of boekhoudpakket dat gestructureerde e-facturatie ondersteunt.

Waarom is dit belangrijk voor jouw nieuwe onderneming?

• Een correcte vervaldatum helpt je cashflow gezond te houden: je weet wanneer je geld binnenkomt.
• Het voorkomt onduidelijkheid en discussie met klanten.
• Bij niet-betaling of laattijdige betaling kun je sneller en gefundeerd actie ondernemen (verwijlrente, forfaitaire schadevergoeding, invordering).
• Als je facturen structureel laattijdig betaald worden, kan dat je onderneming in de opstartfase onder cashflow-druk zetten.

Wat zijn de gevolgen bij te late betaling?

Bij B2B-transacties voorziet de Wet van 2 augustus 2002 een aantal automatische rechten voor de schuldeiser zodra de betalingstermijn overschreden wordt, zonder dat daarvoor een ingebrekestelling nodig is:

• Wettelijke verwijlrente op het openstaande bedrag. De rentevoet voor handelstransacties wordt halfjaarlijks vastgelegd door de FOD Financiën en ligt beduidend hoger dan de gewone wettelijke rente (voor het eerste semester van 2026 bedraagt hij 10,5%).
• Een forfaitaire vergoeding van €40 voor eigen invorderingskosten. Anders dan vaak gedacht geldt dit forfaitaire minimum niet enkel bij overheidsopdrachten, maar ook in gewone B2B-handelstransacties tussen ondernemingen.
• Redelijke bijkomende invorderingskosten die het forfaitaire bedrag overschrijden (bijvoorbeeld gerechtelijke kosten), voor zover die redelijk zijn.

Daarnaast kan laattijdige betaling je relatie met klant of leverancier schaden — net in de opstartfase van je zaak een risico dat je liever vermijdt. Ook administratief onzorgvuldig factureren (geen duidelijke vervaldatum of betalingstermijn) kan tot discussies leiden bij een boekhoudkundige controle.

Praktische checklist voor facturatie (voor startende vennootschappen)

• Vermeld op je factuur duidelijk: factuurdatum, factuurnummer, betalingstermijn (bv. “30 dagen”) en/of vervaldatum.
• Controleer of je in je algemene voorwaarden of contract een afwijkende betalingstermijn hebt afgesproken — en respecteer daarbij het wettelijke maximum van 60 kalenderdagen in B2B.
• Zorg dat je facturatie- of boekhoudsoftware Peppol-compatibel is voor gestructureerde e-facturatie (verplicht sinds 1 januari 2026).
• Neem in je algemene voorwaarden een duidelijk beding op over verwijlrente en forfaitaire schadevergoeding bij laattijdige betaling.
• Stel een vaste procedure in voor herinneringen en aanmaningen bij laattijdige betaling.
• Monitor je openstaande facturen en volg laattijdigheid meteen op.
• Zorg dat je boekhouding en facturen voldoen aan de formele vereisten — dat voorkomt latere problemen.

Conclusie

Voor jou als startende ondernemer met een vennootschap is het essentieel dat je facturatie van bij de start in orde is, en dat begint bij een correcte betalingstermijn en/of vervaldatum op je factuur. Door tijdig te factureren via een Peppol-conform pakket, duidelijke voorwaarden te hanteren en openstaande bedragen actief op te volgen, versterk je je cashflow, je professionaliteit en je groeipotentieel.

Overweeg je om een vennootschap op te richten en wil je meteen met een correcte facturatie- en administratiestructuur van start gaan? Dien je dossier digitaal in via onze gekwalificeerde intake op www.ondernemingoprichten.be. Heb je een bestaande vennootschap en wil je je opzet laten nakijken, dan kan dat via een betaald adviesgesprek (€100 excl. btw per uur) met een van onze ITAA-experts.

Gerelateerde artikels:

• E-invoicing in België: wat is het en hoe voldoe je aan de nieuwe regelgeving?
• Fiscale aftrekbaarheid van elektronische facturatie-oplossingen