Aandeelhoudersregister: Wat je moet weten over opmaken, bijhouden en overdracht

Wat is een aandeelhoudersregister?

Een aandeelhoudersregister is een verplicht document dat bijhoudt wie de aandeelhouders van een vennootschap zijn en hoeveel aandelen elk van hen bezit. Dit register zorgt voor transparantie binnen de vennootschap en is wettelijk verankerd in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Voor de besloten vennootschap (BV) volgt de registerplicht uit art. 5:24-5:25 WVV. Ook de NV (voor aandelen op naam, art. 7:28-7:29 WVV) en de CV (art. 6:24-6:25 WVV) zijn wettelijk verplicht een register bij te houden. Voor de CommV en de VOF geldt geen wettelijke registerplicht, maar is het bijhouden van een aandelenregister wel sterk aanbevolen. Het register kan zowel op papier als digitaal worden bijgehouden, afhankelijk van de voorkeur van de vennootschap.

Elke vennootschap met aandelen houdt dus een aandeelhoudersregister bij. Wij voorzien het aandeelhoudersregister standaard bij de oprichting van je:

- BV of besloten vennootschap

- CommV of commanditaire vennootschap

- VOF of vennootschap onder firma

- NV of naamloze vennootschap

Twijfel je nog over de juiste vennootschapsvorm? Onze vergelijking van vennootschapsvormen zet de opties naast elkaar.

Waarom is het aandeelhoudersregister belangrijk?

Het aandeelhoudersregister is essentieel voor het beheer van de aandelen binnen je vennootschap. Het biedt een overzicht van wie de aandeelhouders zijn, hoeveel aandelen zij bezitten, en welke rechten daaraan gekoppeld zijn, zoals stemrecht en winstrechten. Dit register is niet alleen belangrijk voor de interne administratie, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de wettelijke vereisten volgens het WVV.

Aandeelhoudersregister bijhouden: papieren of digitaal (eStox)?

Er zijn twee manieren om het aandeelhoudersregister bij te houden:

1/ Papieren register: de traditionele manier om het register fysiek bij te houden op de maatschappelijke zetel van de vennootschap. Elke aandeelhouder heeft een aparte pagina waarop zijn of haar gegevens en de aandelen worden vastgelegd.

Download hier het model-aandeelhoudersregister (PDF)

‍2/ Digitaal register (eStox): het aandeelhoudersregister kan ook digitaal worden bijgehouden. eStox is een beveiligd online platform dat wordt gebruikt door notarissen en erkende accountants, zoals ons kantoor via ondernemingoprichten.be, om het register efficiënt bij te houden en te updaten. eStox koppelt bovendien automatisch aan het UBO-register.

Door de betrouwbaarheid van het eStox-register merken we dat onder meer bancaire instellingen de voorkeur geven aan eStox. Bij Belfius is zo'n eStox-register sterk in het voordeel bij een kredietaanvraag: het is een blijk van vertrouwen.

Wat moet er in het aandeelhoudersregister staan?

Het aandeelhoudersregister moet de volgende gegevens bevatten:

• Het totaal aantal uitgegeven aandelen en het aantal per soort (indien van toepassing).
• De naam en het adres van natuurlijke personen of de naam en zetel van rechtspersonen die de aandelen bezitten.
• Het aantal aandelen dat elke aandeelhouder bezit en de soort aandelen.
• De stortingen op elk aandeel.
• Overdrachtsbeperkingen, zoals vermeld in de statuten of voortvloeiend uit overeenkomsten.

Aandelenoverdracht: hoe werkt het?

Een aandelenoverdracht gebeurt vaak in overleg met de bestaande aandeelhouders, waarbij een besluit wordt genomen over de verkoop of overdracht van aandelen. Het is essentieel om de statuten van de vennootschap te raadplegen en te zorgen dat de wettelijke procedures en eventuele goedkeurings- of voorkoopclausules worden gevolgd. Na goedkeuring wordt de overdracht ingeschreven in het aandeelhoudersregister, waardoor ze tegenwerpelijk wordt aan de vennootschap en aan derden. De inschrijving in het register is dus een essentieel onderdeel van de overdracht van de aandelen.

De voordelen van een goed bijgehouden aandeelhoudersregister

Een goed onderhouden aandeelhoudersregister biedt verschillende voordelen:

• Transparantie: het zorgt ervoor dat alle aandeelhouders, hun aandelen en rechten duidelijk zijn binnen de vennootschap.
• Compliance: het helpt je om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van je vennootschap en voorkomt juridische problemen.
• Eenvoudige aandelenoverdracht: door het register goed bij te houden, wordt het proces van aandelenoverdracht eenvoudiger en juridisch veiliger.

Conclusie

Het aandeelhoudersregister is een essentieel document voor iedere vennootschap met aandelen. Of je nu kiest voor een papieren of digitaal register, het is van cruciaal belang om het goed bij te houden en regelmatig bij te werken. Dit zorgt niet alleen voor de naleving van de wet, maar ook voor de transparantie en het goede beheer van je vennootschap. Zorg ervoor dat je aandeelhoudersregister altijd up-to-date is. Wil je een nieuwe vennootschap oprichten met een correct opgesteld register? Neem gerust contact op voor een concreet voorstel.