Gratis template voor je aandeelhoudersregister (PDF)

Heb je een Belgische vennootschap met aandelen op naam, dan moet je in principe een aandeelhoudersregister bijhouden. Met dit gratis PDF-sjabloon leg je aandeelhouders, aandelen en verrichtingen overzichtelijk vast. Het model is een praktisch vertrekpunt: controleer bij bijzondere aandelenrechten, panden of complexe overdrachten welke bijkomende vermeldingen en formaliteiten nodig zijn.

Download het aandeelhoudersregister

Je kan het sjabloon hieronder gratis downloaden en invullen. Het document is opgevat als een praktisch register voor aandelen op naam.

Download het aandeelhoudersregister (PDF)

Een algemeen sjabloon dekt niet noodzakelijk elke situatie. Laat het document nakijken wanneer je vennootschap verschillende soorten aandelen, bijzondere rechten, vruchtgebruik, pandrechten of complexe overdrachtsvoorwaarden heeft.

Wanneer is een aandeelhoudersregister verplicht?

Een BV of NV met aandelen op naam moet een register van die aandelen bijhouden. In de aangeleverde wettekst wordt voor de BV verwezen naar artikel 5:24 WVV en voor de NV naar artikel 7:28 WVV. Controleer voor een concrete toepassing steeds de actuele, geconsolideerde wettekst en de statuten van je vennootschap.

Meer uitleg over de aanleg, actualisering en overdracht vind je in ons artikel over het opmaken en bijhouden van een aandeelhoudersregister.

Welke gegevens staan in het sjabloon?

Het PDF-sjabloon bevat velden om onder meer de volgende informatie overzichtelijk vast te leggen:

• de identificatiegegevens van de aandeelhouder;
• het aantal aandelen en de relevante gegevens over de inbreng of volstorting;
• inschrijvingen, overdrachten en andere verrichtingen met de aandelen;
• een eventuele pandvestiging;
• handtekeningen wanneer die voor de betrokken verrichting vereist of aangewezen zijn.

Welke vermeldingen juridisch nodig zijn, hangt onder meer af van de vennootschapsvorm, de soort aandelen, de statuten en de betrokken verrichting. Gebruik het sjabloon daarom niet als vervanging voor advies over een specifieke overdracht of herstructurering.

Waarom moet je het register bijhouden?

Het aandeelhoudersregister heeft een belangrijke bewijsfunctie. Het helpt vaststellen wie als aandeelhouder is ingeschreven en welke verrichtingen met de aandelen hebben plaatsgevonden. De precieze bewijswaarde en tegenwerpelijkheid kunnen afhangen van de feiten, de onderliggende documenten en de toepasselijke wettelijke regels.

Werk het register bij wanneer de aandeelhoudersstructuur verandert, bijvoorbeeld bij een uitgifte, overdracht of andere verrichting met aandelen. Bewaar daarnaast ook de overeenkomsten, beslissingen en bewijsstukken waarop de inschrijving steunt.

Een register nodig voor je nieuwe vennootschap?

Bij de oprichting van een vennootschap moet ook de vennootschapsrechtelijke administratie correct worden opgezet. Lees meer over de oprichting van een BV of vergelijk eerst de verschillende vennootschapsvormen.

Meesters Accountants kan mee bekijken welke gegevens je bij de start moet vastleggen. Bij bijzondere aandelenrechten of complexe overdrachten kan bijkomend juridisch advies aangewezen zijn.

Bronnen

• Wetboek van vennootschappen en verenigingen, in het bijzonder de aangeleverde verwijzingen naar artikel 5:24 WVV voor de BV en artikel 7:28 WVV voor de NV. Raadpleeg de actuele geconsolideerde tekst via eJustice.
• Aandeelhoudersregister opmaken, bijhouden en aanpassen bij een overdracht, ondernemingoprichten.be.

Klaar om je vennootschap correct te starten? Meesters Accountants denkt graag mee, van oprichting tot groei. Neem vrijblijvend contact op.