Digitale basics voor starters: wat je vandaag moet hebben (en wat later kan)

MUST-HAVES – de digitale basis die elke starter nodig heeft

1. Boekhoudsoftware (met Peppol-ondersteuning)

Je boekhouder werkt digitaal, jij best ook.
Kies dus meteen een boekhoudplatform dat facturen digitaal kan aanmaken, ontvangen en versturen via Peppol (verplicht voor B2B vanaf 1 januari 2026).

Wat het doet:

• Facturen automatisch ingelezen bij je boekhouder
• Geen papieren of pdf’s meer
• Altijd up-to-date met de wetgeving

Voorbeelden: Exact Online, Clearfacts,...
Bij Meesters Accountants helpen we starters om dit van dag één correct op te zetten, zodat je Peppol-klaar bent zonder stress.

2. Scan-&-book (bonnetjes digitaal verwerken)

Stop met dozen vol tickets.
Gebruik een scan-&-book-app (zoals bv Clearfacts) om elke aankoop meteen te scannen of door te mailen.

Wat het doet:

• Bonnetjes automatisch in je boekhouding
• Geen verloren documenten
• Minder boekhoudtijd en lagere kosten

Pro tip: scan bonnetjes zodra je ze krijgt. Eén minuut per dag voorkomt uren werk later.

3. Digitale facturatie (uitgaand)

Stuur nooit meer facturen via Word of Excel.
Gebruik een systeem dat:

• automatisch nummering en btw berekent
• betaalstatus opvolgt
• direct koppelt met je boekhouding

Voordeel: je facturen zijn correct, traceerbaar en compatibel met Peppol.
Perfect voor snelle opvolging én een professionele indruk.

4. Bankkoppeling (automatische betalingsherkenning)

Een bankkoppeling betekent: je zakelijke rekening is verbonden met je boekhoudprogramma.
Zo zie je automatisch wie betaald heeft en wat nog openstaat.

Wat dit concreet doet:

• Facturen worden automatisch “betaald” aangeduid wanneer het geld binnenkomt
• Geen manuele bankafschriften meer inladen
• Btw-aangifte klopt tot op de euro

Voor Belgische starters werkt dit via PSD2-bankconnecties met o.a. KBC, Belfius, ING, BNP Paribas Fortis, Argenta Business…
Het is veilig, realtime en wettelijk goedgekeurd.

NICE-TO-HAVES – uitbreidingen die je later toevoegt

1. CRM-systeem (klantenbeheer)

Een CRM (Customer Relationship Management) is handig zodra je meer klanten hebt.
Het helpt om alles rond klanten, offertes en opvolging op één plek te houden.

Wat het doet:

• Overzicht van klanten, offertes en contactmomenten
• Automatische opvolgmails of reminders
• Integratie met facturatie of marketing

Voorbeelden: Teamleader, HubSpot, Pipedrive, Capsule CRM, Zoho CRM.
Voor zelfstandigen of kleine teams is dit de stap tussen chaos en structuur.

2. Betaallinks & geautomatiseerde herinneringen

Via tools zoals Stripe, Mollie of Payconiq by Bancontact kan je betaalknoppen toevoegen aan je facturen.
Je klant betaalt sneller én jij hoeft minder herinneringen te sturen.
De meeste boekhoudprogramma’s kunnen dit koppelen aan je facturatie.

3. Digitale offertes en handtekeningen

Gebruik platforms zoals SignNow of DocuSign om offertes digitaal te laten goedkeuren.
Zo bespaar je tijd, volg je beter op en sluit je sneller deals. Vaak zijn deze zaken geïntegreerd in je CRM-promgramma.

Waarom dit belangrijk is voor je boekhouder

Een digitale basis maakt je samenwerking met je boekhouder veel efficiënter:

• Je cijfers staan dagelijks juist: geen achterstand of paniek bij btw-tijd
• Minder kans op fouten of dubbele boekingen
• Snellere rapportering, zodat jij beter kan bijsturen

Bij Meesters Accountants begeleiden we starters in het kiezen en koppelen van deze systemen.
Dankzij onze digitale aanpak werken klanten volledig papierloos, met realtime inzicht in hun cijfers.

Samenvatting

Must-haves (idealiter bij opstart):

1. Boekhoudsoftware met Peppol-ondersteuning
2. Scan-&-book-app voor bonnetjes
3. Digitale facturatie
4. Bankkoppeling voor automatische betalingen

Nice-to-haves (later toevoegen):

1. CRM-systeem voor klantenbeheer
2. Betaallinks & automatische herinneringen
3. Digitale offertes & e-handtekeningen

Conclusie

Wie vandaag digitaal start, spaart morgen tijd en geld.
Je hoeft niet alles tegelijk te hebben maar met de vier must-haves leg je een stevige, wettelijke en toekomstgerichte basis.

Bij Meesters Accountants helpen we starters dagelijks met die opzet, van Peppol-koppeling tot CRM-advies.
Zo bouw je vanaf dag één aan een digitale onderneming die blijft draaien, ook als jij even offline bent.

Start je onderneming vandaag nog digitaal via www.ondernemingoprichten.be,
of neem contact op via www.meesters.be/contact en plan je gesprek met een van onze experts.

Lees ook volgende gerelateerde artikels:

• Waarom een goede boekhouder vanaf dag één essentieel is
• E-facturatie via Peppol vanaf 2026: wat betekent het voor jou?
• Het financieel plan: het fundament van elke succesvolle opstart

‍